IMPORTANCIA DE LA CAPACITACIÓN DEL PERSONAL EN EL LABORATORIO

Luis Fernando Fuentes.

Ecosistemas Proyectos Ambientales, S.A.

La capacitación juega un papel importante y primordial para el desarrollo y buen funcionamiento de toda organización, sea un laboratorio, un restaurante, una entidad gubernamental, una fábrica, etc, ya que de ello dependerá el entregar un producto o servicio de calidad y que llene las expectativas de los clientes.   Pero ¿qué es la capacitación?  La Real Academia Española la define como la acción y efecto de capacitar, que a su vez es hacer a alguien apto, habilitarlo para algo.  En los sistemas de gestión de calidad no se encuentra una definición como tal de lo que es la capacitación, pero si se habla de competencia y se pide que las personas sean “competentes” basándose en la educación, formación o experiencias apropiadas, todo esto con la finalidad de asegurar que las personas que trabajen en las actividades de la organización y que puedan afectar en la calidad del producto o servicio ofrecido estén capacitados para el trabajo que desarrollan.  Con esto intentaremos crear una definición de capacitación diciendo que es la acción por medio de la cual se va a preparar al personal de una organización para que pueda desempeñar su trabajo de la forma adecuada y acorde a los requerimientos necesarios para cumplir con un fin determinado como puede ser la fabricación de un producto y la prestación de un servicio y que se logra mediante la adquisición de conocimientos teóricos y prácticos que faciliten su objetivo.  Ya teniendo una definición de lo que es la capacitación, intentaré abordar este tema de una forma general y de fácil comprensión para el lector y sobre todo desde el punto de vista de experiencias a lo largo de muchos años en un laboratorio.

El primer punto es que debe existir una necesidad de capacitación, ya sea porque se ha creado un nuevo puesto en la organización, se busca incrementar la cantidad de personal o también por la sustitución de alguien que se retira, por lo que se deberá seleccionar a la persona idónea de acuerdo a los procedimientos de selección de personal que se tengan en cada lugar, hasta tener al candidato de acuerdo al perfil contemplado y proceder con su contratación.

Muchos de los que han trabajado o trabajan en un laboratorio, inician su experiencia laboral y/o profesional con nulos o muy pocos conocimientos prácticos de lo que se realiza, con más dudas que certezas, pues si se ha tenido algún tipo de educación técnica o profesional, seguramente se han adquirido conocimientos teóricos con muy poca práctica y la poca que se pueda haber realizado es algo muy distinto a lo que sucede en la vida real.  Pero cuando nos contratan en un laboratorio, muchas veces se empieza de cero aun teniendo experiencia en lo que se vaya a realizar, lo cual de ser así facilitará mucho más el poder cumplir con los objetivos del puesto para el que se haya sido contratado.  El decir empezar de cero, significa que desde el primer día se debe guiar al personal nuevo en todas las actividades que va a realizar en la organización de manera que tenga claro cuáles serán sus funciones y responsabilidades y lo que se espera de su trabajo, entonces se puede decir que el proceso de capacitación ha iniciado.

De acuerdo a lo anterior, vemos que aparece el término “proceso” en la capacitación y esto se debe a que será un conjunto de etapas por las que se va a tener que ir pasando hasta llegar al objetivo que no será otro más que “ser competente” y que si se tiene un sistema de gestión de calidad implementado es parte vital de todo lo que se realiza para cumplir con los objetivos.   Estas etapas pueden ser distintas dependiendo de cómo las gestione y programe cada organización, pero el objetivo final será el mismo y generalmente inician desde el proceso de reclutamiento donde se tiene un perfil de puesto al cual se debe ajustar la persona contratada y que previamente fue calificada.   Una vez dentro de la organización, se brinda una inducción inicial como puede ser el conocimiento del rubro de la empresa, su código de ética y valores, normas generales de seguridad y riesgos en su puesto de trabajo, manual de calidad, entre otros temas, para luego pasar a las tareas específicas de su puesto, donde se guía a la persona nueva mediante la impartición de conocimientos teóricos a través de cursos que ofrecen empresas externas o que se puedan dar internamente por personas que tengan la competencia suficiente para ello.  Esto es algo que va a ir de la mano del aprendizaje práctico que se va a ir desarrollando día con día enseñándole sus tareas específicas y que generalmente inicia con el acompañamiento a la persona que será la encargada de su capacitación como puede ser su jefe inmediato o quien éste designe para ello y que estará haciendo la misma actividad para que observe cómo se realiza teniendo en mano los distintos procedimientos operativos que existen, haciendo anotaciones y consultas que se pueden ir generando.  Esto es un proceso que se alargará en el transcurso de un tiempo determinado y que dentro del mismo la persona que se está capacitando poco a poco empiece a realizar por sí sola las actividades que se le están enseñando, siempre con el acompañamiento de quien lo supervisa.  Con el tiempo se llegará al punto en que el personal en capacitación pueda llegar a realizar las actividades sin acompañamiento y entonces se tendrá que demostrar su competencia mediante alguna forma o método que se haya planificado para el efecto como puede ser una evaluación escrita, una evaluación práctica realizando el análisis a una muestra que puede ser un material de referencia o preparada con valores conocidos, realizar duplicados de muestras, participando en ensayos de aptitud o interlaboratorios, entre otros aseguramiento de la calidad que se tengan contemplados.

Después de que se han pasado satisfactoriamente todos los pasos que se han planificado se le otorga la autorización para que pueda realizar la actividad sin necesidad de guía u orientación por parte de otra persona, dicha autorización es porque ha cumplido satisfactoriamente con todos los pasos de acuerdo al plan. Haciendo una analogía, es como cuando aprendemos a manejar un vehículo, primero nos enseñan la teoría del funcionamiento del carro y luego se empieza con una práctica supervisada por un periodo de tiempo hasta que podamos hacerlo sin ningún problema y por último nos realizan una evaluación para saber si somos aptos o no, con lo cual obtenemos la licencia que nos va a acreditar ante los demás que podemos hacerlo adecuadamente.

Después de haber cumplido con el objetivo que es tener personal competente, hay algo importante que se debe tomar en cuenta en el proceso de capacitación y es que debemos tener siempre presente que se trata de algo  continuo, pues no es suficiente con que la persona que haya sido formada para determinada actividad finalice ahí con su aprendizaje, por lo tanto debemos reforzar los conocimientos ya adquiridos mediante la realización de evaluaciones continuas y de desempeño, participar en cursos afines al perfil de cada uno, introducirlo en nuevas actividades,  entre otros, para que se pueda dar una retroalimentación y seguimiento a la competencia del personal.  Por lo tanto el proceso de capacitación es un ciclo dinámico, ya que siempre está en constante movimiento para lograr la mejora continua como parte importante de todo sistema de gestión de la calidad.

Entre los principales beneficios de capacitar adecuadamente al personal se encuentran los siguientes:

• Aumenta la productividad y el rendimiento. Esto es porque todos mejoran sus conocimientos y habilidades, así como su confianza, lo que hará que se mejore el rendimiento para trabajar de forma eficaz y eficiente.
• Reducción de la supervisión. Aunque es algo que no se va a eliminar por completo, si se puede reducir al tener personal capacitado que pueda trabajar independientemente y permitir también al jefe superior inmediato realizar otras actividades con más confianza.
• Mejora la estructura organizativa. Si existe un buen sistema de capacitación, hará que la capacitación se realice de forma coherente y sistemática.
• Reduce el gasto excesivo. Al tener personas capacitadas en su trabajo, aprenderán a hacer buen uso de los materiales y recursos de la empresa, se minimizarán los accidentes, daños en equipos y errores.
• Mejora la valoración del cliente interno/externo. La percepción que se tiene de un lugar donde sabemos que hay gente capacitada para realizar su trabajo es distinta a cuando no es así, pues va a incidir en la calidad del producto o servicio que se entregue y sobre todo en la reputación de la organización.
• Se renuevan los mandos medios y altos desde dentro. Esto ayuda a que cuando se tenga que buscar personal se inicie desde dentro, pues si contamos con personas que han sido capacitadas, quizá no será necesario salir a buscarlo a otra parte, lo cual también sirve de motivación para buscar mejores oportunidades dentro de la organización.
• Ayuda al personal a comprender y vivir los valores culturales. Una buena capacitación ayuda a conocer la ética, los valores, las políticas, las visiones y las misiones de su organización

Para finalizar, diremos que la capacitación es una herramienta efectiva para mejorar el desempeño de todo el personal que permite a las organizaciones un aumento en su rendimiento, desarrollar nuevas estrategias competitivas, así como también hacer crecer el negocio.   No debe verse la capacitación como una obligación sino más bien como una inversión que le trae beneficios tanto a la empresa como a los empleados y también se cumple con una responsabilidad social al colaborar con el desarrollo del país al estar formando gente capacitada para desempeñar un determinado trabajo.

Es necesario contar con personal que tenga los conocimientos habilidades, valores y capacidades para desarrollar con calidad las actividades que realizan y una de las mejores formas para mejorar los conocimientos y las habilidades es la capacitación.  Una buena capacitación permite solucionar problemas o necesidades existentes y a la vez hace posible que a largo plazo se tengan personas experimentadas que nos ayudarán con personal nuevo cuando sea el caso, de manera más sencilla y rápida y sobre todo cumplir con uno de los requisitos más importantes de todo sistema de gestión de calidad que es contar con personal competente.

Referencia:

1. https://www.wowcx.com/por-que-es-importante-capacitar-a-los colaboradores/#:~:text=Cuando%20los%20empleados%20reciben%20formaci%C3%B3n,forma%20m%C3%A1s%20eficiente%20y%20eficaz.

Este artículo fue publicado en RELABSA septiembre 2023